امروزه یکی از نقاط ضعف سازمان های پروژه محور عدم مدیریت صحیح در ارتباطات پروژه می باشد. سوال اینجاست که چقدر می توان با مدیریت بهتر ارتباطات در پروژه ، به بهره وری و نتایج بهتر در طول مدت انجام یک پروژه دست یافت؟
مدیریت ارتباطات پروژه در سازمان های پروژه محور

مدیریت ارتباطات پروژه در سازمان های پروژه محور

امروزه یکی از نقاط ضعف سازمان های پروژه محور عدم مدیریت صحیح در ارتباطات پروژه می باشد. سوال اینجاست که چقدر می توان با مدیریت بهتر ارتباطات در پروژه  ، به بهره وری و نتایج بهتر در طول مدت انجام یک پروژه دست یافت؟

تحقیقات نشان می دهد که بیش از 50% از زمانی که صرف مدیریت پروژه می گردد مربوط به ارتباطات درون پروژه ای               می باشد.

این ارتباطات شامل

1-    ثبت جزئیات ارتباطات

2-    Update آخرین وضعیت در بخش های مختلف پروژه

3-    ارسال یا دریافت مکاتبات شامل ایمیل، نامه و پیام کوتاه و ... می باشد .

بدون شک ارتباط صحیح در طول اجرای پروژه ضامن موفقیت در پروژه بوده و می توان طی زمان بندی مشخص ، با کیفیت و هزینه های تعریف شده به اهداف  پروژه دست یافت.

یکی از مهمترین توانمندی های مدیران پروژه ، مدیریت ارتباطات صحیح در تمامی اجزاء و بخش های پروژه می باشد.

آیا می توان با برنامه ریزی ارتباطات یک پروژه ، فرآیند اجرایی آن را بهینه کرد؟

انواع تکنولوژی ارتباطات در پروژه چیست؟

ذینفعان در پروژه چه کسانی هستند؟

نیازهای ذینفعان در یک پروژه چیست؟

با هریک از ذینفعان به چه صورتی می توان ارتباط برقرار کرد؟

آیا مستندات ارتباطات در پروژه ، دسته بندی و ذخیره می شود؟

آیا گانت چارت ارتباطات و وظایف در پروژه قابل کنترل است؟

ارسال یا دریافت گزارش ها و پیام ها در یک پروژه به چه صورتی انجام می شود؟

در شرکت هایی که انجام پروژه به طور کامل یا حتی انجام بخش هایی از یک پروژه در دستور کار قرار می گیرد ، مدیریت ارتباطات بین اجزاء ، افراد و شرکت های مرتبط ، حائز اهمیت می باشد. در این شرایط علاوه بر شخصیت های حقیقی و حقوقی، پروژه هم یک شخصیت مستقل پیدا می کند و ارتباط تمام افراد و سازمان ها با این شخصیت مستقل، معنی و مفهوم جدیدی پیدا می کند. اساساً در این سیستم، تمامی تعاملات و ارتباطات یک پروژه (با ویژگی های کاملاً مشخص  و تعریف شده) قابل ثبت و پیگیری خواهد بود.

در این وضعیت تاریخچه ارتباطات، مستندات، وظایف و مجموعه موارد در کارتابل به همراه اطلاعات اختصاصی هر پروژه که می تواند اطلاعات تجاری، اطلاعات نیروی انسانی و اطلاعات منابع مالی باشد به صورت کاملاً مدون در ذیل هر پروژه ثبت می گردد.

مجموعه این اطلاعات وقتی که در کنار اطلاعات پرسنل یک سازمان و تعاملات آن ها با مشتریان و ارتباطات با مشتریان قرار می گیرد این امکان را به مدیریت می دهد تا در هر پروژه به مجموعه ای ازتحلیل های اثربخش دست یافته و در نهایت با تکیه بر مستندات بتواند تصمیم های درست در جهت  کاهش هزینه یا افزایش بهره وری را اتخاذ نمایید .

هم اکنون نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان طلوع با داشتن امکان تعریف پروژه به عنوان یک ماهیت مستقل دارای       قابلیت های زیر در ماژول پروژه خود می باشد.

1-    قابلیت تعریف فیلد های زیر برای هر پروژه:

  1. مکان انجام پروژه شامل : کشور-استان- شهر-منطقه
  2. فیلدهای ارتباطی پروژه شامل : تلفن – فکس – آدرس – نقشه ( Google Map )
  3. نوع پروژه (قابلیت تعریف به صورت دلخواه )
  4. وضعیت پروژه
  5. نوع ساختمان پروژه
  6. اهداف پروژه
  7. میزان اعتبار پروژه
  8. حجم بتون ریزی پروژه
  9. درصد پیشرفت پروژه

10.  رتبه بندی دستی پروژه

11.  نحوه آشنایی با پروژه

12.  گروه بندی پروژه

13.  تاریخ شروع پروژه

14.  تاریخ آخرین ارتباط با پروژه

15.  تاریخ  پایان پروژه

16.  تاریخ تحویل پروژه

17.  تعداد فاز پروژه

18.  نوع خدمات و محصولات مورد نیاز پروژه

19.  خدمات و محصولات قابل پیشنهاد به پروژه

20.  تعریف کارشناس ویژه پروژه

21.  تعریف ریسکهای پروژه

22.  قابلیت ضمیمه فایل  به پروژه به صورت نامحدود

2-    قابلیت تعریف نقش های اشخاص و یا شرکت ها به پروژه شامل :

  1. پرسنل خاص پروژه
  2. کارفرما
  3. پیمانکار
  4. مشاورین
  5. آزمایشگاه
  6. سهامداران

3-    قابلیت تعریف ارتباطات برای هر یک از نقش های تعریف شده

4-    قابلیت تعریف وظایف در قبال هریک از نقش های تعریف شده

 

5-    قابلیت گزارش گیری پروژه ها بر اساس:

  1. نقش های مختلف
  2. درصد پیشرفت پروژه
  3. نحوه آشنایی
  4. نوع خدمات و محصولات مورد نیاز
  5. تاریخ شروع
  6. تاریخ پایان
  7. تاریخ تحویل
  8. و کلیه فیلدها به شکل ترکیبی

 

لازم به ذکر است که کلیه امکانات نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان طلوع علاوه بر امکانات فوق در این سیستم می تواند مورد بهره بردار ی قرار گیرد .

تاريخ ارسال: 1391/5/9

تعداد بازدید: 2176

نظر بدهید...
نظر خود را در فرم زیر وارد کنید
نام:
ایمیل:
نظر:
متن داخل تصویر را وارد نمایید:
کد امنیتی
 |